Organização de arquivos

Como organizar melhor  para obter o máximo de seu sistema de arquivamento.

• Use uma tabela de temporalidade para fazer o descarte correto dos seus documentos;
• Desfazer-se de documentos e objetos com informações sigilosas costuma ser algo preocupante para algumas pessoas. Para ajudar nesses momentos, ou mesmo para jogar papeis sem conteúdo importante fora, uma fragmentadora de papéis é sempre um bom equipamento;
• Separe previamente seus documentos antes de arquiva-los;
• Não arquive muitos papeis na mesma pasta; 
• Para os cartões de visitas: separe uma pasta porta cartão;
• Para certificados e certidões utilize pastas catálogo;
• Para os cds e dvds  compre cases ou pastas especificas para arquiva-los;
• Utilize pastas internas para dividir arquivos correlatos;
• Organize os arquivos atribuindo uma cor diferente a cada um - usar cores proporciona uma referência visual mais rápida;
• Rotuladores e etiquetas facilitam na hora da visualização.

No escritório ou home office

• Rotule arquivos, gavetas e armários de arquivos com etiquetas, para possibilitar uma identificação rápida;
• Separe os cds e dvs por assunto e escreva no cd o assunto e faça uma etiqueta para a capa.

Regras básicas

• Grampeie os documentos relacionados a um mesmo assunto;
• Separe toda a documentação colocando-os em ordem alfabética no sistema; 
• Estabeleça um prazo semanal ou mensal  para fazer o arquivamento;
• Organize um arquivo permanente e transfira seus arquivos para o mesmo assim que começar um novo ano.

Materiais Utilizados

Pasta Arquivo

Pasta catálogo

Caixa de arquivo morto

 Porta Cds e DVDs

Arquivos 

Etiquetas para pastas arquivo

Rotulador 

Fragmentadora