Organização de arquivos
Como organizar melhor para obter o máximo de seu sistema de arquivamento.
- Use uma tabela de temporalidade para fazer o descarte correto dos seus documentos;
- Desfazer-se de documentos e objetos com informações sigilosas costuma ser algo preocupante para algumas pessoas. Para ajudar nesses momentos, ou mesmo para jogar papeis sem conteúdo importante fora, uma fragmentadora de papéis é sempre um bom equipamento;
- Separe previamente seus documentos antes de arquiva-los;
- Não arquive muitos papeis na mesma pasta;
- Para os cartões de visitas: separe uma pasta porta cartão;
- Para certificados e certidões utilize pastas catálogo;
- Para os cds e dvds compre cases ou pastas especificas para arquiva-los;
- Utilize pastas internas para dividir arquivos correlatos;
- Organize os arquivos atribuindo uma cor diferente a cada um - usar cores proporciona uma referência visual mais rápida;
- Rotuladores e etiquetas facilitam na hora da visualização.
No escritório ou home office
- Rotule arquivos, gavetas e armários de arquivos com etiquetas, para possibilitar uma identificação rápida;
- Separe os cds e dvs por assunto e escreva no cd o assunto e faça uma etiqueta para a capa.
Regras básicas
- Grampeie os documentos relacionados a um mesmo assunto;
- Separe toda a documentação colocando-os em ordem alfabética no sistema;
- Estabeleça um prazo semanal ou mensal para fazer o arquivamento;
- Organize um arquivo permanente e transfira seus arquivos para o mesmo assim que começar um novo ano.
Materiais Utilizados
Pasta Arquivo
Pasta catálogo
Caixa de arquivo morto
Arquivos
Etiquetas para pastas arquivo
Rotulador
Fragmentadora
5 comentários:
Renata farei um big esforço nesse feriado de carnaval! Vou pular nos arquivos e tentar organiza-los! Preciso urgente organizar meus arquivos, pois tem 3 anos que mudei e ainda vejo as caixas lá me aguardando. Adorei o post!
Minha menininhaaaaaaaa, isso me aflora as ideias... aqui no escritório tenho papeladas inúmeras...
Estou passando tbm pra dizer um "OI" especial e pra dizer que em breve teremos novidades nos bloguitos.
Aguardo tuas visitas, Ok?
Beijokas mil!
Oi Renata, adoro o blog! Estou acompanhando também pelo facebook pela página do blog! Não sabia que existia essa rotuladora onde posso compra-la? Moro no Rio de Janeiro.
Bjos!
Vitória, obrigada pelo carinho.
No veja se tem nas grandes papelarias como a Kalunga.
Bjim
Sou bem distraida e morro de medo de perder documentos.
Tenho uma pasta arquivo.
Seja sempre bem vinda no meu cantinho!
Beijos
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