1 de fev de 2013

Organização de arquivos

Como organizar melhor  para obter o máximo de seu sistema de arquivamento.

  • Use uma tabela de temporalidade para fazer o descarte correto dos seus documentos;
  • Desfazer-se de documentos e objetos com informações sigilosas costuma ser algo preocupante para algumas pessoas. Para ajudar nesses momentos, ou mesmo para jogar papeis sem conteúdo importante fora, uma fragmentadora de papéis é sempre um bom equipamento;
  • Separe previamente seus documentos antes de arquiva-los;
  • Não arquive muitos papeis na mesma pasta; 
  • Para os cartões de visitas: separe uma pasta porta cartão;
  • Para certificados e certidões utilize pastas catálogo;
  • Para os cds e dvds  compre cases ou pastas especificas para arquiva-los;
  • Utilize pastas internas para dividir arquivos correlatos;
  • Organize os arquivos atribuindo uma cor diferente a cada um - usar cores proporciona uma referência visual mais rápida;
  • Rotuladores e etiquetas facilitam na hora da visualização.
No escritório ou home office
  • Rotule arquivos, gavetas e armários de arquivos com etiquetas, para possibilitar uma identificação rápida;
  • Separe os cds e dvs por assunto e escreva no cd o assunto e faça uma etiqueta para a capa.
Regras básicas
  • Grampeie os documentos relacionados a um mesmo assunto;
  • Separe toda a documentação colocando-os em ordem alfabética no sistema; 
  • Estabeleça um prazo semanal ou mensal  para fazer o arquivamento;
  • Organize um arquivo permanente e transfira seus arquivos para o mesmo assim que começar um novo ano.

Materiais Utilizados


Pasta Arquivo
Pasta catálogo





Caixa de arquivo morto

 Porta Cds e DVDs


Arquivos 

Etiquetas para pastas arquivo






Rotulador 


Fragmentadora










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